HoHood · soukromí
Vaše osobní údaje.
Jak nakládáme s údaji při kontaktu se spolkem, objednávce, členství a odběru novinek.
Verze 17. října 20261. Kdo za údaje odpovídá
Správcem je Hostkovice Hood, z.s., IČO 296 11 768. Ve věcech soukromí nám napište na info@hohood.cz. Identifikační údaje spolku jsou dostupné také ve veřejném rejstříku.
Údaje používáme jen pro konkrétní účely uvedené níže. Údaje z dotazu, objednávky nebo členské přihlášky samy o sobě nezařazují člověka k odběru novinek.
2. Co potřebujeme a proč
| Situace | Údaje a právní důvod | Doba uchování |
|---|---|---|
| Dotaz nebo zpráva | Jméno, e-mail a obsah zprávy pro její vyřízení. Oprávněný zájem na komunikaci podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR; při jednání o smlouvě čl. 6 odst. 1 písm. b). | Po dobu vyřizování a nejdéle 12 měsíců od poslední komunikace. Při sporu pouze nezbytné podklady do jeho vyřešení. |
| Objednávka HoMerche | Jméno, příjmení, e-mail a vybrané položky pro vyřízení objednávky; čl. 6 odst. 1 písm. b). Doklady vyžadované zákonem podle písm. c). | Podklady k objednávce nejdéle 3 roky od vyřízení. Účetní a daňové doklady po příslušnou zákonnou dobu, pokud vzniknou. |
| Žádost o členství | Jméno, příjmení, datum narození, adresa, e-mail a podepsaná přihláška pro posouzení žádosti a evidenci člena; čl. 6 odst. 1 písm. b), případně písm. c) a f). | Neúspěšná nebo nedokončená žádost nejdéle 1 rok. Členská evidence po dobu členství a poté nezbytné podklady nejdéle 3 roky, není-li nutná delší zákonná doba nebo řešení sporu. |
| Novinky spolku | E-mail a záznam o souhlasu, jeho potvrzení a odvolání; dobrovolný souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a). Podrobnosti níže. | Do odhlášení. Provozní záznamy dokončených rozesílek nejdéle 90 dnů. Nepotvrzená žádost nejdéle 7 dnů; potvrzovací odkaz platí 48 hodin. |
Vyplňujte jen údaje potřebné k vašemu požadavku. Do běžné zprávy nevkládejte zdravotní údaje, rodná čísla ani jiné citlivé podklady. Bez kontaktního e-mailu nemůžeme odpovědět; odmítnutí newsletteru nemá vliv na vyřízení zprávy, objednávky ani žádosti o členství.
Kontaktní zpráva a objednávka se připravují ve vašem e-mailovém programu; odesíláte je sami. Členské PDF vzniká ve vašem zařízení. Samotné vyplnění těchto formulářů neukládá jejich obsah do databáze webu.
3. Novinky e-mailem
Odběr je určen pouze pro novinky, pozvánky a informace o činnosti spolku HoHood. Souhlas nezahrnuje reklamu cizích subjektů ani předání adres k jejich marketingu. Nepoužíváme sledovací pixely ani měření toho, které odkazy v novinkách otevíráte.
Souhlas je samostatný a předem nezaškrtnutý. Po odeslání žádosti přijde potvrzovací e-mail. Odběr se aktivuje až potvrzením; bez něj adresu nepoužijeme pro rozesílku. Ukládá se e-mail, stav odběru, zdroj přihlášení, čas žádosti a potvrzení, přesné znění a verze souhlasu a případné odhlášení.
Souhlasím, aby mi Hostkovice Hood, z.s., IČO 296 11 768, zasílal na uvedený e-mail novinky, pozvánky a informace pouze o činnosti spolku HoHood. Souhlas je dobrovolný a mohu jej kdykoli odvolat odkazem v každé zprávě nebo na info@hohood.cz.
Odhlášení je zdarma a nevyžaduje účet ani přihlášení. Každá zpráva obsahuje odkaz k odhlášení a identifikaci spolku. Odhlásit se lze také zprávou na info@hohood.cz. Odvoláním není dotčena zákonnost dřívějšího zpracování.
Po odhlášení se adresa vyřadí z rozesílek. Pro doložení souhlasu uchováváme jeho nezbytný záznam nejdéle 3 roky od odvolání; důvodem je oprávněný zájem na doložení řádného postupu. Minimalizovaný otisk adresy může zůstat na seznamu vyloučených kontaktů, aby se zabránilo dalšímu nechtěnému zasílání; tento seznam neslouží k marketingu. Nové přihlášení vyžaduje nové potvrzení.
Odběr zatím není aktivní. Aktivujeme jej až po zapojení evidence a ověření doručování ve WordPressu.
4. Kdo má k údajům přístup
Jen pověření lidé ze spolku v rozsahu své agendy a poskytovatelé nutní pro provoz. Web, připravená databáze kontaktů a e-mail jsou provozovány prostřednictvím služeb ACTIVE24. Po odeslání zprávy se údaje nacházejí také v poštovních schránkách odesílatele a spolku. Účetní podklady mohou být předány účetnímu a orgánům veřejné moci, ukládá-li to zákon.
Newsletter má být veden v databázi WordPressu, nikoli ve veřejném seznamu nebo v prohlížeči návštěvníka. Přístup k evidenci a exportu má pouze oprávněný správce WordPressu. Před spuštěním se ověří zpracovatelské podmínky hostingu a pošty, oprávnění správců, zálohování a konkrétní případné předávání údajů mimo EHP včetně jeho právních záruk. Rozesílání nelze aktivovat jen vyplněním formuláře na této stránce.
5. Fotografie z akcí
Galerie dokumentuje činnost spolku. U přiměřených reportážních záběrů posuzujeme účel, přiměřenost a práva zachycených lidí; zveřejnění může vycházet z oprávněného zájmu a příslušných pravidel ochrany podoby. U samostatných portrétů a záběrů dětí věnujeme zvláštní pozornost souhlasu dotčené osoby, případně jejího zákonného zástupce. Samotná účast na akci ani přihlášení k novinkám takový souhlas nenahrazuje.
Souhlasy ke konkrétním fotografiím je potřeba doložit před veřejným zveřejněním. Pokud nechcete být na zveřejněném snímku, napište na info@hohood.cz a připojte odkaz na fotografii. Žádost posoudíme s ohledem na její právní důvod; u záběrů dětí postupujeme zvlášť obezřetně. Fotografie pravidelně prověřujeme a nepotřebné nebo sporné záběry odstraníme.
7. Co můžete požadovat
Za podmínek GDPR máte právo na přístup k údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a vznesení námitky proti zpracování na základě oprávněného zájmu. Proti přímému marketingu můžete namítnout kdykoli. Souhlas můžete odvolat stejně snadno, jako jste ho poskytli. Nepoužíváme automatizované rozhodování s právními nebo obdobně významnými účinky.
Pište na info@hohood.cz. Odpovíme zpravidla do jednoho měsíce; při důvodných pochybnostech o totožnosti můžeme požádat o přiměřené ověření. Můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
Tyto informace průběžně aktualizujeme podle skutečného provozu webu. Změna zpracovatele, účelu nebo rozsahu newsletteru vyžaduje odpovídající aktualizaci; stávající souhlas se automaticky nerozšiřuje.